Pour gérer ses collections au quotidien, décider des actions de médiation voire construire une charte des collections, nous avons besoin d'indicateurs qui vont permettre de prendre des décisions par rapport à nos collections. Les voici, les voilà !
A quoi cela sert-il de faire des statistiques sur la collection ?
Le métier de bibliothécaire, un métier pour les littéraires ? Il va falloir oublier ce cliché ! Les statistiques, c'est pas comme les antibiotiques, c'est automatique !!
Avoir un certain nombre de données permet de :
- Faire ses achats en conscience : répondre aux attentes du public, avoir une collection actualisée, etc...
- Décider des chantiers "désherbage" de l'année à venir
- Voir les secteurs qui mériteraient un focus en terme de médiation ou de valorisation
- Faire son bilan annuel (pour soi et pour sa tutelle)
- Construire une charte des collections et une politique documentaire
Maintenant que vous êtes convaincus, voici la marche à suivre !
I. Segmenter la collection
Le premier travail consiste à segmenter la collection : il serait inutile de faire des statistiques sur l'ensemble de la collection, vous ne pourriez prendre aucune décision (voir ci-dessus).
Généralement, on sous-divise la collection en suivant le plan de classement.
Ainsi, on va diviser les documents :
- selon la section : adulte/jeunesse
- selon le support : livres, CD (musique), textes enregistrés, DVD
- selon le domaine : fiction / documentaire
- Pour la fiction, selon le genre : jeunesse = album, conte, roman, etc... / adulte = roman, policiers, SF, etc...
- Pour les documentaire, selon la grande classe Dewey
(il sera possible d'affiner si vous souhaitez travailler sur un genre de documentaires spécifiques, par exemple, les documentaires traitant du cinéma ou de l'informatique).
Dans ce Tableau statistiques des collections, vous avez un exemple de segmentation :
télécharger le tableau statistiques collections
Vous pouvez bien sûr ajouter ou soustraire des catégories selon vos besoins.
II. Remplir les indicateurs
Vous pouvez vous appuyer sur le tableau fourni ci-dessus ! Il sera un guide et une aide précieuse puisque les colonnes marquées par une en-tête rouge sont précalculées !
Lorsque l'on fait des statistiques, on travaille souvent sur année complète. Souvent, l'année précédant l'année en cours (comme pour les impôts mais en plus sympa), soit l'année N-1.
A. Volumétries
Avant tout calcul, il va falloir rassembler un certain nombre de données exprimées en nombre d'exemplaires.
En premier lieu, les volumes des collections que l'on va étudier !
Pour chaque segment de la collection, il faut rechercher le nombre d'exemplaires, le nombre d'achats effectués en N-1, le nombre d'exemplaires désherbés en N-1 (quel que soit le sort de l'exemplaire : pilon, braderie, travaux manuels...).
*Automatiquement calculé* : les taux de renouvellement et d'accroissement
💡 Taux de renouvellement des collections
Les taux de renouvellement des collections permet de mesurer la part des nouveautés au sein de la collection globale.
CALCUL : (nombre d’acquisitions d’une année /ensemble des documents présents dans la collection en fin d’année) x 100
Taux conseillé : 10%
Attention, si le taux est inférieur à 7,5% = pas de perception de renouvellement !
Viser un taux de 10 % de préférence, et a minima 7,5 % pour éviter l'impression de stagnation de la collection.
Mais ce chiffre est à analyser selon les types de fonds =
2 = fonds maintenu à rotation lente (exemple : classiques de la littérature française (pas besoin d’avoir un fort renouvellement des collections)
5 = renouvellement moyen
8 à 10 = bon renouvellement : segment où les nouveautés sont prisées, segment à usure ou obsolescence rapide (exemple : romans adultes / cartonnés / informatique)
💡 Taux d’accroissement des collections
Le taux d’accroissement indique la masse d’augmentation ou de diminution du volume d’une collection. Il est exprimé en pourcentage.
CALCUL : (documents acquis – documents desherbés) x 100
Selon les problématiques, il peut être très utile.
Par exemple : en cas de grand manque de place, il se peut qu’il faille desherber un document pour un achat ! Dans ce cas, le taux sera nul. Cela peut-être un objectif.
B. Activités
Pour chaque segment, il faut indiquer le nombre de prêts réalisés en année N-1.
*Automatiquement calculé* : le taux de rotation
💡 Taux de rotation
Le taux de rotation permet de mesurer l'intérêt que le public porte aux collections de la bibliothèque.
Il indique le nombre d’emprunts des documents sur une durée donnée, le plus souvent une année. Plus le chiffre est élevé, plus le taux d'utilisation est intensif.
C'est un indicateur qui permet d'évaluer l'adéquation de la collection à la demande du public.
Il est intéressant de le calculer sur des segments de la collection afin de pouvoir utiliser les résultats ; par exemple : pour les romans, les romans policiers, les romans ados, les albums jeunesse, les documentaires adultes en 100, les documentaires jeunesse en 200, etc...
CALCUL du taux de rotation de l’année N-1 pour un segment de la collection donné :
Nombre d’emprunts du segment de la collection pour l’année N-1 ÷ Nombre de documents total dans le segment de la collection
Une fois calculé, le taux de rotation doit être analysé :
On dit qu’un taux de rotation inférieur à 3 n’est pas très bon : le fonds ne serait pas adapté au public. Ou qu’un taux de rotation supérieur à 8 indique que le nombre de documents est insuffisant pour le public, synonyme de frustration pour l’usager.
MAIS il faut nuancer absolument ces chiffres en fonction du type de fonds :
=> le fonds poésie ne va pas avoir un taux de rotation aussi fort que le fonds BD : c’est tout à fait normal et pour autant, il ne faut pas désherber outre mesure ce fonds.
=> Autre exemple, certains fonds vont être consulté sur place : le taux de rotation sera faible mais ne sera pas le reflet de la réalité de l’usage de ces documents.
Causes possibles d’un faible taux :
=> inadéquation des collections par rapport au public = voir quel document enregistre des sorties
=> trop de documents sur un fonds par rapport à l’usage du public = organiser un desherbage
=> Désaffection pour un fonds => peut-être un fonds trop ancien ou obsolète = organiser un desherbage
=> un achat massif en fin d’année de documents qui n’ont pas encore rencontré leur public = médiation des documents ou mise en valeur et analyse en année N
Causes d’un taux très élevé :
=> un engouement énorme pour un fonds particulier = voir pour acheter plus de documents ou en emprunter davantage auprès de la MD17
=> Un désherbage massif dans le courant de l’année N-1: en effet, si la collection était plus importante dans la première moitié de l’année N-1, les prêts s’effectuaient sur beaucoup d’exemplaires
💡Le taux de sortis
Il sera également intéressant de savoir quelle est la proportion des exemplaires sortis au moins une fois.
Votre logiciel pourra vous délivrer cette information. Sinon, il faut éditer la liste de votre fonds avec la colonne "date dernier prêt" et exclure les exemplaires n'étant pas sortis une seule fois !
*Automatiquement calculé* : le taux de sortis
Nombre de documents d'un segment sortis au moins une fois pour l’année N-1 ÷ Nombre de documents total dans le segment de la collection
Il permet de savoir si vos prêts s'effectuent sur une large proportion de votre fonds ou si au contraire ils se concentrent sur un tout petit segment.
Il sera intéressant d'identifier lequel, d'analyser les causes du phénomène, et de prévoir la gestion de la collection (achats, désherbage, médiation) en conséquence !
Si la majorité des prêts s'effectuent sur une petite portion du fonds, se poser les questions suivantes :
=> le reste du fonds est-il inapproprié ? Niveau de lecture trop élevé ? trop faible ?
=> le reste du fonds est-il obsolète ?
=> le reste du fonds est-il trop âgé ?
=> le reste du fonds est-il méconnu ?
etc...
En fonction des conclusions de cette analyse, il conviendra d'organiser un desherbage et/ou d'organiser des actions de médiation ou de mise en valeur.
III. Et ensuite ? Utiliser ces statistiques
Les mêmes indicateurs devront être calculés année après année selon une méthode établie et rédigée. Vous devrez noter par exemple quels segments vous avez considérés. En effet, c'est dans la comparaison et l'évolution que les statistiques vont prendre tout leur sens. Si vous changez de méthode de calcul ou de segments, les comparaisons et la construction de courbes ou autres camemberts seront alors impossibles.
Comme vu précédemment, les résultats des statistiques vont permettre de prendre de grandes décisions concernant vos collections:
=> quels achats effectués ?
=> quels desherbages entreprendre ?
=> sur quels fonds prévoir des actions de médiation ?
Et si des évènements extérieurs ne viennent pas perturber outre mesure votre activité (exemple, 2020 et 2021), vous devriez pouvoir mesurer les fruits de votre travail et constater une amélioration des taux, indicateurs, etc... que vous avez choisi pour prendre la tension de votre structure.
Attention, si un évènement fort vient perturber l'activité, il faudra l'indiquer sur vos rapports et bilan => il sera un facteur d'explication externe important concernant l'activité de vos collections.
Mesurer l'évolution de vos collections, en dehors d'une grande satisfaction personnelle concernant la qualité de votre travail si elle est positive, va vous permettre de justifier auprès de vos tutelles des demandes de budgets, que ce soit pour les collections ou pour des actions de médiation/mise en valeur (présentoirs, mobilier, signalétique, etc...)
Par ailleurs, il s'agit du travail préalable pour construire d'autres documents qui vont vous guider dans la conduite de votre structure :
=> la charte des collections : dans le glossaire des CRFCB (Centre de Formation aux Carrière des Biliothèques), nous pouvons lire cette définition : "cette charte définit les lignes générales de la politique documentaire d’un établissement, c’est à dire sa politique de développement des collections et des services."
=> la politique documentaire : "Une politique documentaire est ce qui conditionne l’organisation et la gestion de la fonction documentaire d’un organisme. Elle détermine la conception et la mise en œuvre de méthodes et d’outils permettant de répondre aux missions de la structure et aux attentes des usagers, Elle se décline en trois axes : la politique d’acquisition, la politique de gestion des collections, la politique de communication."
Ces documents, comme l'ensemble des décisions que vous prendrez pour gérer vos collections, ne pourront en aucun cas être déconnectés des publics que vous desservez, qu'ils fréquentent ou non la bibliothèque.
=> il conviendra de mener un travail important pour connaître ces publics et évaluer l'impact de votre bibliothèque sur le territoire dans laquelle elle s'inscrit.
